5 otázok, ktoré si položte skôr, než začnete riešiť plánovací systém dopravy
(A jedna odpoveď, po ktorej nemá zmysel pokračovať)
Plánovací systém dopravy môže pomôcť. Ale len vtedy, ak preberá zodpovednosť za realitu. V praxi však skončí ako ďalší nástroj, ktorý musí niekto neustále kontrolovať, opravovať a „strážiť“, aby sa nič nepokazilo.
Navonok to vyzerá ako systém. V skutočnosti je to len ďalšia vrstva manuálnej práce.
Skôr než začnete riešiť nástroj v oblasti transportnej logistiky, má zmysel pomenovať realitu.
Otázka 1: Kde dnes vzniká objednávka – a kde sa s ňou pracuje ďalej?
Objednávka zvyčajne vzniká v ERP systéme. Tam sa zadá dátum, množstvo, položky, prípadne storno.
Otázka znie:
Je toto zároveň jediné miesto, kde sa s objednávkou pracuje?
Alebo sa po jej vzniku:
údaje prepisujú do plánovania,
kopírujú do Excelu,
kontrolujú „pre istotu“ ešte raz?
Nie preto, že by to niekto chcel. Ale preto, že ďalšie systémy s týmito dátami nevedia pracovať priamo.
Ak objednávka po vzniku začne žiť vlastný život v ďalších nástrojoch, nevzniká len riziko chýb. Vzniká nový proces. Manuálny, krehký a závislý od ľudí.
Otázka 2: Čo sa stane, keď sa objednávka zmení?
Zmeny sú realita. Dátum, počet paliet, položky, storno. Dôležité nie je, či zmeny vznikajú, ale čo sa deje potom.
Skúste si odpovedať úprimne:
musí si niekto zmenu všimnúť?
musí o nej niekoho informovať?
musí ju niekto manuálne zapracovať do plánovania?
Ak áno, zmena nie je súčasťou systému.
Je to manuálny zásah maskovaný ako proces a systém v tej chvíli pracuje s dátami, o ktorých všetci vedia, že už neplatia.
V praxi to často vyzerá takto:
Zmena príde e-mailom alebo telefonátom, niekto si ju poznačí, niekto ju prepíše a niekto ďalší dúfa, že sa na nič nezabudlo.
Keď sa niečo pokazí, nehľadá sa chyba v systéme. Hľadá sa, kto si to mal všimnúť.
Otázka 3: Koľko ľudí dnes zasahuje do plánovania dopravy?
Nie formálne. Reálne.
dispečer,
plánovač,
niekto zo skladu,
niekto „len keď je problém“.
Ak je odpoveď „viac než jeden“, nejde o výnimočný stav.
Ide o nastavenie, ktoré počíta s tým, že systém sám nestačí a že jeho fungovanie je rozdelené medzi ľudí
To samo o sebe nie je chyba. Ale je to fakt, s ktorým treba rátať ešte predtým, než sa pustíte do ďalšieho riešenia.
Otázka 4: Čo sa pokazí, keď kľúčový človek nie je k dispozícii?
Predstavte si bežný deň v špičke. A k tomu jeden výpadok:
dovolenka,
PN,
zmena smeny.
Otázka neznie, či by to bolo nepríjemné.
Otázka znie:
Fungovalo by plánovanie rovnako, alebo by sa muselo nahrádzať telefonátmi, správami a improvizáciou?
Ak systém potrebuje konkrétneho človeka, aby „držal veci pokope“, problém nie je v ľuďoch.
Je v tom, že systém nepreberá zodpovednosť za zmeny a bez človeka prestáva fungovať.
Otázka 5: Viete dnes povedať, čo vás doprava stojí – a prečo?
Nie orientačne. Nie pocitovo. Ale na základe dát:
Viete, koľko vás stojí jedna paleta?
Viete, čo sa deje s nákladmi pri meškaniach alebo zmenách?
Viete spätne ukázať, kde vznikajú zbytočné prestoje a prečo?
Ak nie, plánovanie nie je nástroj na riadenie. Je to len operatíva, ktorá reaguje na problémy, keď už vzniknú.
Tá jedna odpoveď, po ktorej nemá zmysel pokračovať
Ak ste si pri niektorej otázke povedali: „To by sme museli vždy riešiť manuálne.“ Potom problém nie je v tom, aký plánovací systém si vyberiete.
Problém je v tom, že:
systém nemá prístup k aktuálnym dátam,
alebo na ne nedokáže reagovať sám.
V takom prípade neprinesie nový nástroj pokoj. Prinesie len ďalšiu vrstvu práce a ďalšie miesto, kde sa môže niečo pokaziť.
Plánovací systém dopravy má zmysel vtedy, keď:
zmeny prechádzajú automaticky,
ľudia riešia výnimky, nie bežnú prevádzku,
a dáta slúžia na rozhodovanie, nie len na evidenciu.
Ak tieto podmienky dnes nemáte, riešenie existuje. Ale nezačína výberom systému. Začína úprimným pomenovaním reality – aj keď nie je príjemná.